I det nya växelsystemet blev det per automatik inspelning och funktionen har använts för att utveckla medborgarkontakten och som en säkerhet för personalen. När kommunen uppmärksammades om att vi inte informerade den som ringde in att samtalet skulle komma att spelas in, så åtgärdades det. Samtalen har sparats i 24 timmar ur ett säkerhetsperspektiv för personalen och i utbildningssyfte för att utveckla medborgarkontakten i kundcenter.

Datainspektionen granskar nu kommunens hantering av inspelningarna. Efter att en lokaltidning begärt ut samtalen har kommunen gjort en intern utredning av frågan. För att människor ska känna sig trygga med att kontakta kommunen och att kommunen inte ska behöva lämna ut ljudfiler på begäran så tas den nya funktionen i växeln ur bruk.

Allt som inkommer till kommunen kan bli en offentlig handling, oavsett hur eller vad det är som kommer in. Dock kan vissa handlingar som är av ringa art gallras och alla handlingar sekretessprövas innan de lämnas ut. Det är offentlighets- och sekretesslagen som reglerar hur hanteringen ska ske. Samtal som spelas in kan bli allmänna handlingar som kan begäras ut, precis som brev och liknande. Kommunen har nu gjort en intern utredning efter att en lokaltidning begärt ut ljudfilerna och kommit fram till att inspelningsfunktionen tas ur bruk.

-Människor ska känna sig trygga när de kontaktar kommunen och inte behöva oroa sig för att andra personer ska kunna lyssna på samtalet i efterhand, berättar Maria Johansson, kommundirektör. I arbetstid har det tagit ungefär 20 timmar att sekretesspröva alla ljudfilerna eftersom vi var tvungna att lyssna igenom dem för att bedöma om de kunde lämnas ut eller inte. Vi välkomnar Datainspektionens granskning av hanteringen som vi hoppas förtydligar vad som gäller.

Alla samtal som spelats in har raderats efter 24 timmar, det innebär att kommunen inte längre har kvar några inspelade samtal. Det är endast en lokaltidning som begärt ut ljudfiler och fått dem efter sekretessprövning.