Kommunens kommunikationschef, Sara Eklind, inledde mötet med att berätta hur det skulle genomföras innan hon lämnade ordet till Camilla Janson (S), Kommunstyrelsens ordförande i Upplands-Bro.

-Vi ska starta ett evakueringsboende och välkomnar under sex veckor människor som är på flykt från förtryck och krig. Vi är alla drabbade och 60 miljoner människor är på flykt. På evakueringsboendet i Upplands-Bro finns det 50 platser för asylsökande, vilket är vad kommunen kan erbjuda för att garantera ett bra bemötande och en trygg fristad innan de reser vidare till ett asylboende, säger hon.

-Jag är väldigt stolt över Upplands-Bro kommun och den generositet och medmänsklighet som kommunens invånare har visat, förklarar Camilla.

Efter en begäran från Migrationsverket i mitten av oktober undersökte kommunen vilka fastigheter som var tänkbara som ett evakueringsboende. Ett krav från Migrationsverket var att kommunen skulle äga fastigheten. Kommunen undersökte därefter olika alternativ som Hällkana, Marina föreningshuset samt gymnastik- och sporthallar.

Den 19 november kom beslutet från Migrationsverket om att aktivera kommunens evakueringsboende. I beslutet framgår också att boendet är tillfälligt under perioden 30 november 2015-13 januari 2016 och kommer inte att förlängas.

För att 50 personer ska kunna bo på ett evakueringsboende finns det krav på ett antal toaletter, duschar och liknande. Fotbollshallen i Bro är den sporthall där det inte bedrivs någon daglig skolundervisning och därför ansågs den som mest lämplig.

Kommunens Kultur- och fritidschef, Bo Sundqvist berättade om kommunens arbete med att planera och organisera evakueringsboendet.

-Från Afghanistan och Syrien är 10-15 miljoner människor på flykt. Av dessa kommer 50 personer till Upplands-Bro som vi erbjuder tak över huvudet, säger Bo Sundqvist.

Fotbollshallen i Bro är ett evakueringsboende, där de boende stannar några få dygn, inte ett asylboende. I fotbollshallen finns det 50 platser, främst för barnfamiljer. Kommunens boende har enkel standard med madrasser att sova på och tre mål mat om dagen. Det finns möjlighet att duscha och vila upp sig. Upplands-Bro kommun är ansvarig för evakueringsboendet.

Evakueringsboendet bevakas av väktare och är bemannat dygnet runt av 2-4 personer. Personalen kommer totalt att arbeta 176 pass och bemanningen kommer att ske genom FRG.

Under tiden fotbollshallen fungerar som evakueringsboende genomförs städning tre gånger per dag. Alla kostnader som är kopplade till boendet återsöks till Migrationsverket, vilket betyder att kommunen inte får några kostnader för boendet.

Kommunen har kontaktat föreningarna som har verksamhet i fotbollshallen och erbjudit alternativa lokaler och möjlighet att använda konstgräsplanerna utomhus. Kungsängens IF har möjlighet att träna på konstgräsplanen på Kungsängens IP och Bro IK har möjlighet att träna på konstgräsplanen på Bro IP. Vid eventuellt snöfall borstar kommunen bort snön från planerna.

-Vi har erbjudit föreningarna alternativa möjligheter och tider i gymnastiksalar och sporthallar. Det är ingen förening som har behövt lämna sina tider. I de alternativa lokalerna finns det fler tider än de tider som fanns i fotbollshallen, säger Bo Sundqvist.

I slutet av november och mitten av januari genomförs två fotbollscuper. Kommunen har tagit hänsyn till detta och båda tävlingarna kommer att genomföras. Evakueringsboendet ska vara avvecklat, städat och åter anpassat för ordinarie verksamhet den 16 januari 2016.

Under mötet fanns även polis och räddningstjänst på plats. De höll korta presentationer om deras bild av evakueringsboendet.

-Vi håller kontakten med kommunen, räddningstjänsten och FRG. Polisen är informerad om hur det förhåller sig och vet var fotbollshallen ligger och har kommunikation med väktarna som bevakar fotbollshallen. Vi besöker anläggningen med jämna mellanrum. I nuläget finns det ingen känd hotbild mot anläggningen, säger Magnus Nilsson, kommunpolis i Upplands-Bro.

-Lokalen är sedan tidigare godkänd för tillfällig övernattning och är automatlarmad med goda möjligheter till utrymning. Vi kommer att besöka boendet under dagtid och beredskapen ser ut som normalt. Räddningstjänsten har även skapat ett utbildningspaket i brandsäkerhet för boendets personal, säger Tomas Wrådhe, distriktschef i Upplands-Bro på Brandkåren Attunda.

FRG, Frivilliga resursgruppen samordnar frivilliga på uppdrag av kommunen. Dan Carlsson är ansvarig för FRG i Upplands-Bro.

-Vi har fått i uppdrag av kommunen att sköta bemanningen i fotbollshallen och har just nu 60 personer som kan tänka sig att hjälpa till, säger Dan Carlsson.

Beskedet från Dan om att FRG i Upplands-Bro är Sveriges snabbast växande FRG-förening möttes av applåder.

Alla medlemmar i FRG får en utbildning i HLR, hjärt- och lungräddning, hjälpa människor i kris och brandsäkerhet. Vid tjänstgöring får du ersättning och är försäkrad. Läs mer om FRG

Det finns fortfarande ett stort behov av bland annat varma jackor, underställ, varma vinterskor och mattor. FRG tar gärna emot det som är helt, rent och uppmärkt. Du lämnar dina saker på lagret Klöv. Besök www.volontarinfo.se för mer information.

Under mötets frågestund ställdes endast en fråga. Behövs det kläder även till evakueringsboendet?

-Ja. Vi har mycket kläder och kommer naturligtvis även att hjälpa de boende på evakueringsboendet. Det beror på vad de har på sig när de kommer, svarade Dan Carlsson.

En ytterligare deltagare på mötet uttalade sig kort:

-Jag känner mig stolt över att vara Upplands-Brobo.

Därefter avslutade Camilla Janson mötet med följande ord.

-Jag vill rikta ett varmt tack till alla som kom på mötet och till vår fantastiska polis, brandkår, tjänstemän, frivilliga och alla andra som ställer upp och ger en positiv bild till de som kommer till kommunen. Upplands-Bro är en varm plats att komma till, säger hon.